Come si fa a comprendere quando le cose stanno andando bene o male nella nostra azienda? Non sempre è semplice, per questo abbiamo bisogno di strategie e indicatori. In un articolo precedente abbiamo parlato di OKR e citato i KPI, vediamo oggi meglio di cosa si tratta.

Perché è importante tracciare i risultati

La strategia è un elemento essenziale, fissare i corretti obiettivi può fare la differenza tra la riuscita e il fallimento della nostra impresa nel futuro. Ma se è importante capire in che orizzonte muoversi è anche imprescindibile accompagnare i nostri obiettivi tracciando le metriche più importanti che possano aiutarci a coglierne l’evoluzione.

KPI: cosa significa

Key Performance Indicators, ovvero indicatori chiave delle prestazioni. Già questo nome dovrebbe chiarirci che, da soli, i KPI non servono a molto perché devono essere inseriti nel contesto di valutazione degli obiettivi prefissati. Numericamente rischiano di fuorviare chi li analizza se non si dispone di un quadro più dettagliato.

Infatti i KPI sono una metrica quantitativa che quindi si traduce in un valore numerico che, tracciato nel tempo, può fornirci un indicatore delle prestazioni aziendali. 

Breve storia dei KPI

In realtà, però, questi indicatori hanno una storia antichissima, almeno a livello concettuale, nel tempo hanno cambiato nome ma sono rimasti molto simili. 

La famiglia reale cinese iniziò ad utilizzare questo tipo di metriche per valutare il rendimento individuale di ogni membro della famiglia. C’erano nove gradi di efficienza e tutto era annotato meticolosamente. 

Da qui sono passati secoli prima che si arrivasse al loro utilizzo a livello industriale. Siamo agli inizi del Novecento, le fabbriche ormai sono una realtà che è lì per restare. C’è bisogno di un approccio più scientifico alla produzione in serie. 

Frederick Taylor inizia a teorizzare una strategia che includa misurazione di dati e obiettivi in modo da avere la possibilità di decidere con più raziocinio. 

Negli anni Cinquanta del Novecento si inizia a parlare di Key Performance Indicator quando Peter Drucker formalizza una scuola di pensiero basata principalmente sui dati. Come amava dire: “se non puoi misurarlo non puoi gestirlo”.

Con l’avvento del TQM le cose si sono fatte sempre più complesse ma anche in grado di fornire un quadro migliore della produttività aziendale. 

Esempi di KPI

Immaginiamo di trovarci a capo del reparto vendita dell’azienda. Abbiamo fissato la strategia e ora dobbiamo stabilire quali KPI adottare. Come detto nell’articolo dedicato agli OKR, bisogna avere bene in mente che cosa dobbiamo migliorare prima di stabilire i KPI giusti per tenere sotto controllo i nostri progressi.

Nel nostro caso abbiamo deciso di aumentare il valore dei contratti chiusi.

Monitoreremo:

• tempo medio per convertire il cliente;
• numero di lead che il nostro funnel di vendita ha generato;
• valore economico medio dei contratti chiusi;
• numero di nuovi contratti chiusi.

Questo, associato ad una corretta strategia di gestione, ci permetterà di comprendere meglio quali sono le aree di intervento per l’anno in corso o per il prossimo anno e ci consentirà anche di correggere in corsa i difetti più importanti.

Vantaggi dell’utilizzo dei KPI

• forniscono una chiara e semplice storia delle nostre prestazioni basate su un valore numerico; 
• possono quindi essere facilmente confrontati;
• sono prove oggettive del funzionamento dell’azienda.